Gruppi di sedi e accessi: chi gestisce le schede Google di una rete

In molte reti la domanda più semplice è anche quella senza risposta: chi possiede le schede Google delle nostre sedi? Spesso la risposta vera è un elenco disordinato. Alcune schede stanno nell'account aziendale, altre nell'account personale di un ex responsabile marketing, altre ancora in quello di un'agenzia con cui il contratto è finito, e qualcuna è stata creata da un direttore di negozio che voleva solo correggere un orario.

Finché nessuno deve cambiare nulla, il disordine non si vede. Si vede il giorno in cui serve aggiornare tutte le sedi insieme, chiudere un punto vendita o recuperare una scheda sospesa. In questo articolo vediamo come Google organizza ruoli e gruppi di sedi, quali casi creano problemi in una rete e come mettere in sicurezza la proprietà delle schede. Fa parte della nostra guida al presence management per brand multisede.

Proprietari e gestori: cosa può fare ciascuno

Su Google Business Profile ogni scheda ha utenti con ruoli diversi. Il proprietario principale è uno solo per ogni scheda, e il ruolo si può trasferire a un altro utente. I proprietari possono essere più d'uno e possono fare quasi tutto, compreso aggiungere e rimuovere utenti. I gestori hanno quasi gli stessi permessi: modificano le informazioni della scheda, rispondono alle recensioni e pubblicano post, ma non possono aggiungere o rimuovere utenti né eliminare il profilo (assistenza Google sui proprietari e i gestori).

C'è poi un vincolo che pesa nei passaggi di consegne: chi diventa proprietario o gestore di un profilo deve attendere sette giorni prima di poter eliminare il profilo, rimuovere altri proprietari o gestori e trasferire la proprietà principale. Google consiglia inoltre che ogni profilo abbia almeno un altro proprietario o gestore a cui trasferire, se serve, il ruolo di proprietario principale. In pratica: un cambio di responsabile si prepara con almeno una settimana di anticipo, e nessuna scheda dovrebbe dipendere da una sola persona.

I gruppi di sedi: la cartella condivisa della rete

Quando le schede sono decine o centinaia, assegnare gli utenti scheda per scheda non regge. Per questo Google prevede i gruppi di sedi, che descrive come «una cartella condivisa per i tuoi profili». Si creano dalla Gestione dei profili delle attività, con almeno due profili, e chi viene aggiunto come proprietario o gestore del gruppo vede e gestisce tutti i profili che contiene, compresi quelli aggiunti in seguito (assistenza Google sui gruppi di sedi).

Anche il gruppo ha un solo proprietario principale e può avere più proprietari e gestori. Il gestore del gruppo modifica tutti i profili, ma non può eliminare o trasferire il gruppo né gestire gli utenti (proprietari e gestori dei gruppi). Un dettaglio utile per chi lavora con le liste di distribuzione: un gruppo Google, cioè un indirizzo email collettivo di Google Groups, non può essere aggiunto né come proprietario né come gestore di un gruppo di sedi.

Un gruppo o più gruppi?

La scelta della struttura è la decisione più importante, perché determina chi vede cosa. Google stessa mette a confronto le due strade. Con un gruppo unico la rete ha una sola vista e un solo foglio di lavoro per gli aggiornamenti in blocco, ma tutti gli utenti del gruppo possono modificare tutte le sedi. Con più gruppi, per esempio uno per brand, per regione o per canale, gli accessi si separano, ma gli aggiornamenti in blocco vanno fatti gruppo per gruppo, perché un foglio di lavoro non può coprire più gruppi.

Nelle reti grandi la soluzione più frequente è una via di mezzo: un gruppo per ogni brand, con la sede centrale proprietaria di tutti i gruppi e gli area manager gestori solo dove servono. L'importante è che la struttura venga decisa e scritta, non che nasca per accumulo.

I casi che creano problemi in una rete

Il proprietario che se ne va. È il caso più comune. Un responsabile marketing ha creato o rivendicato le schede con il proprio account aziendale personale, poi cambia lavoro. Se era l'unico proprietario e il suo account viene chiuso, recuperare le schede richiede una richiesta di proprietà a Google per ognuna. Per questo il proprietario principale dovrebbe essere un account dedicato all'azienda, non una persona, e accanto a lui serve sempre almeno un secondo proprietario.

L'agenzia uscente. Molte reti affidano le schede a un'agenzia, che a volte le inserisce nei propri account. Quando il rapporto finisce, il passaggio di consegne deve prevedere il trasferimento della proprietà principale all'azienda, tenendo conto dei sette giorni di attesa. Conviene scriverlo nel contratto fin dall'inizio: le schede restano dell'azienda, l'agenzia è gestore o, al più, proprietario non principale.

L'affiliato in franchising. Nelle reti in franchising la sede appartiene a un imprenditore, ma la scheda porta il nome del brand. Chi deve esserne proprietario dipende dal contratto. Una soluzione equilibrata è la sede centrale come proprietario principale e l'affiliato come gestore, con regole chiare su cosa può modificare: orari e foto sì, nome e categoria no.

La scheda creata dalla sede. Un direttore di negozio, per correggere un orario, a volte crea una scheda nuova invece di chiedere l'accesso a quella esistente. Il risultato è un duplicato. Come si individuano e si risolvono lo spieghiamo nell'articolo sulle schede duplicate in una rete. Quando la scheda esiste ma è nelle mani di qualcun altro, la strada è la richiesta di proprietà, descritta nell'articolo su come rivendicare un'attività su Google.

Il registro degli accessi

Lo strumento più semplice per tenere in ordine la proprietà delle schede è un registro: un foglio che dice, per ogni gruppo di sedi e per ogni scheda fuori dai gruppi, chi è proprietario principale, chi sono gli altri proprietari e i gestori, a quale funzione o società appartengono, da quando hanno l'accesso e chi lo ha autorizzato.

Il registro va rivisto almeno ogni trimestre e a ogni uscita di personale o cambio di fornitore. La revisione è veloce se la struttura è pulita: si confronta l'elenco degli utenti nella Gestione dei profili con il registro e si rimuove chi non dovrebbe più esserci. Le stesse persone, di solito, sono coinvolte anche nella gestione delle recensioni: per dividere i compiti tra sede centrale e sedi su quel fronte c'è l'articolo su chi risponde alle recensioni.

Ruoli, limiti e gruppi di sedi sono descritti nelle pagine di assistenza di Google Business Profile linkate nel testo, consultate il 16 ottobre 2026.