Grupos de ubicaciones y accesos: quién gestiona las fichas de Google de una red

En muchas redes la pregunta más sencilla es también la que no tiene respuesta: ¿quién es el propietario de las fichas de Google de nuestras sedes? A menudo la respuesta real es una lista desordenada. Algunas fichas están en la cuenta de la empresa, otras en la cuenta personal de un antiguo responsable de marketing, otras en la de una agencia con la que el contrato ya terminó, y alguna la creó un director de tienda que solo quería corregir un horario.

Mientras nadie tenga que cambiar nada, el desorden no se ve. Se ve el día en que hay que actualizar todas las sedes a la vez, cerrar un punto de venta o recuperar una ficha suspendida. En este artículo vemos cómo organiza Google los roles y los grupos de ubicaciones, qué casos generan problemas en una red y cómo asegurar la propiedad de las fichas. Forma parte de nuestra guía de presence management para marcas con muchas sedes.

Propietarios y administradores: qué puede hacer cada uno

En Google Business Profile (Perfil de Empresa en Google) cada ficha tiene usuarios con roles distintos. El propietario principal es uno solo por perfil, y el rol se puede transferir a otro usuario. Los propietarios pueden ser varios y, según Google, «tienen el control total del perfil»: pueden añadir o quitar usuarios, gestionar la información del perfil e incluso eliminarlo. Los administradores «tienen prácticamente el mismo acceso al perfil que los propietarios»: editan la información, responden a las reseñas y publican, pero no pueden añadir ni quitar usuarios ni eliminar el perfil (ayuda de Google sobre propietarios y administradores).

Hay además una condición que pesa en los relevos. Quien se convierte en propietario o administrador de un perfil debe esperar 7 días para poder eliminar el perfil, quitar a otros propietarios o administradores y transferir la propiedad principal. Google también indica que, para poder transferir la propiedad principal, el perfil debe tener al menos otro propietario o administrador. En la práctica: un cambio de responsable se prepara con al menos una semana de antelación, y ninguna ficha debería depender de una sola persona.

Los grupos de ubicaciones: la carpeta compartida de la red

Cuando las fichas son decenas o cientos, asignar usuarios ficha por ficha no se sostiene. Por eso Google ofrece los grupos de ubicaciones de la empresa, que describe como «una carpeta compartida para tus perfiles». Se crean desde el Administrador de Perfiles de Empresa cuando se tienen dos o más perfiles, y quien se añade como propietario o administrador del grupo puede acceder a «todos los perfiles actuales y futuros que se incluyan en el grupo» (ayuda de Google sobre los grupos de ubicaciones).

También el grupo tiene un solo propietario principal y puede tener varios propietarios y administradores. El administrador del grupo puede añadir, editar y eliminar todos los perfiles del grupo, pero no puede añadir ni quitar usuarios, ni eliminar o transferir el grupo (propietarios y administradores de los grupos). Un detalle útil para quien trabaja con listas de distribución: un grupo de Google, es decir, una dirección de correo colectiva de Google Groups, no se puede añadir ni como propietario ni como administrador de un grupo de ubicaciones.

¿Un grupo o varios grupos?

La elección de la estructura es la decisión más importante, porque determina quién ve qué. La propia Google compara las dos opciones. Con un solo grupo, la red consulta todos los perfiles en un único panel y gestiona una única hoja de cálculo para los cambios en bloque, pero los propietarios y administradores pueden ver y editar todos los perfiles, incluso los que no deberían gestionar. Con varios grupos, por ejemplo uno por marca, por región o por canal, los accesos se separan, pero cada grupo requiere su propia importación de hoja de cálculo: no se puede importar una sola hoja en varios grupos.

En las redes grandes la solución más frecuente es intermedia: un grupo por marca, con la central como propietaria de todos los grupos y los responsables de zona como administradores solo donde hace falta. Lo importante es que la estructura se decida y se escriba, no que nazca por acumulación.

Los casos que generan problemas en una red

El propietario que se va. Es el caso más común. Un responsable de marketing creó o reclamó las fichas con su propia cuenta, y luego cambia de trabajo. Si era el único propietario y su cuenta se cierra, recuperar las fichas exige una solicitud de propiedad a Google para cada una. Por eso el propietario principal debería ser una cuenta dedicada a la empresa, no una persona, y a su lado siempre debe haber al menos un segundo propietario.

La agencia saliente. Muchas redes confían las fichas a una agencia, que a veces las incluye en sus propias cuentas. Cuando la relación termina, el relevo debe prever la transferencia de la propiedad principal a la empresa, teniendo en cuenta los siete días de espera. Conviene escribirlo en el contrato desde el principio: las fichas son de la empresa, la agencia es administradora o, como mucho, propietaria no principal.

El franquiciado. En las redes de franquicia la sede pertenece a un empresario, pero la ficha lleva el nombre de la marca. Quién debe ser el propietario depende del contrato. Una solución equilibrada es la central como propietaria principal y el franquiciado como administrador, con reglas claras sobre lo que puede modificar: horarios y fotos sí, nombre y categoría no.

La ficha creada por la sede. Un director de tienda, para corregir un horario, a veces crea una ficha nueva en lugar de pedir acceso a la existente. El resultado es un duplicado. Cómo se detectan y se resuelven lo explicamos en el artículo sobre las fichas duplicadas en una red. Cuando la ficha existe pero está en manos de otra persona, el camino es la solicitud de propiedad, descrita en el artículo sobre cómo reclamar la propiedad de una ficha de Google.

El registro de accesos

La herramienta más sencilla para mantener en orden la propiedad de las fichas es un registro: una hoja que indica, para cada grupo de ubicaciones y para cada ficha fuera de los grupos, quién es el propietario principal, quiénes son los demás propietarios y los administradores, a qué departamento o empresa pertenecen, desde cuándo tienen acceso y quién lo autorizó.

El registro se revisa al menos cada trimestre y cada vez que sale alguien del equipo o cambia un proveedor. La revisión es rápida si la estructura está limpia: se compara la lista de usuarios del Administrador de Perfiles de Empresa con el registro y se quita a quien ya no debería estar. Las mismas personas, por lo general, participan también en la gestión de las reseñas: para repartir las tareas entre la central y las sedes en ese frente está el artículo sobre quién responde a las reseñas.

Los roles, los límites y los grupos de ubicaciones se describen en las páginas de ayuda de Perfil de Empresa en Google enlazadas en el texto, consultadas el 18 de octubre de 2026.